傳統檔案管理業(yè)務(wù)流程，在當前信息化條件下存在一 些現實(shí)問(wèn)題，需要根據信息化條件與工作實(shí)踐，對管理流程 進(jìn)行重新梳理與模式再造。例如，有些檔案系統從辦公自動(dòng)化系統接轉而來(lái)的文件只能人工逐條處理，不能與歸檔檔案數據庫實(shí)現信息及數據的互聯(lián)、共享，重復建設和數據“打 架”現象時(shí)有發(fā)生;
勘測設計的成果(圖紙、技術(shù)報告)還不能實(shí)現自動(dòng)歸檔，需手動(dòng)歸檔或掃描歸檔;現行系統在檔案在檔案密集架上保存、鑒定與利用方面主要依賴(lài)檔案管理人員手動(dòng)操作完成。“集中”、“反復”成為傳統檔案管理遇到的最主要的困境。
檔案管理需要大多數部門(mén)的參與，檔案管理單位需要通過(guò)健全的特色管理體系，明確每個(gè)人在項目智能檔案密集架管理中的責任、工作內容及目標，劃定檔案管理與利用各個(gè)環(huán)節的細節化管理與精細化流程，變靜態(tài)管理為動(dòng)態(tài)管理，逐步推進(jìn)精益檔案管理的建設步伐。
同時(shí)，檔案作為知識資源的主要載體，承載著(zhù)企業(yè)豐富的智力資源，蘊藏著(zhù)寶貴的知識源泉。企業(yè)的多項業(yè)務(wù)，都與檔案業(yè)務(wù)有流程和數據層面的關(guān)聯(lián)。 因此通過(guò)數字檔案室智能密集架建設，將“精細管理”思想貫穿全程， 改進(jìn)檔案管理體系，實(shí)現與相關(guān)信息系統集成，才能更好地服務(wù)于勘測設計企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)，發(fā)揮知識的價(jià)值、智慧寶庫的功能。
