(四)建設實(shí)用的現代化資料庫。
如今很多企業(yè)的檔案資料利 用網(wǎng)頁(yè)的方式進(jìn)行儲存，那么企業(yè)工作人員就可以隨時(shí)檢索需要 的資料，促進(jìn)信息資料的有效利用。建設一個(gè)實(shí)用的檔案庫房管理現 代化網(wǎng)站可以獲得很好的經(jīng)濟效益，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。
另外企業(yè)工作人員可以通過(guò)檔案庫房登錄網(wǎng)頁(yè)界面查詢(xún) 當前檔案庫房中資料的情況，包括是否在庫房中以及何時(shí)歸還等; 而檔案庫房管理人員可以及時(shí)查閱某種資料被何人借走以及當事人借閱記錄等，這樣通過(guò)設置查看權限保護個(gè)人隱私等。
企業(yè)檔案庫房現代化建設是要將企業(yè)員工與企業(yè)各種資料轉化為電子文檔進(jìn)行有效地管理與應用,建立完備的檔案資料數據庫，這樣有利 于檔案管理工作的順利進(jìn)行，并且相比依靠紙質(zhì)文檔保存資料更 有利于進(jìn)行資料檢索，而且節約時(shí)間與資金。
(五)檔案庫房安裝溫濕度等自動(dòng)監控設備。
企業(yè)為每個(gè)工作人員辦理進(jìn)入檔案庫房的證件，同時(shí)安裝相應的檢測設備，這樣只有具備證件的工作人員才可以進(jìn)入，不但可以減輕檔案庫房管理 人員的工作負擔，還可以記錄相關(guān)人員的進(jìn)入情況。
在檔案庫房 里安裝攝像頭、溫度傳感器以及濕度傳感器等設備，這樣設備通過(guò) 無(wú)線(xiàn)網(wǎng)實(shí)時(shí)傳輸到值班室的監控屏幕上，這樣檔案庫房管理人員 可以隨時(shí)監控到庫房中的情況。
同時(shí)利用數據處理系統處理各種 傳感器傳輸回來(lái)的數據，并在數據處理程序中設定相關(guān)溫度、濕度 等預警值，超出預警值就發(fā)出信號提醒檔案管理人員，這樣工作人員就可以隨時(shí)了解到檔案庫房中存在的安全隱患，使其能及時(shí)采 取措施，從而實(shí)現檔案庫房的自動(dòng)化管理。
